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Description du poste

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Adjoint administratif

 

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Sommaire du poste

 

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique pour fournir un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement des départements de notre entreprise. Vous serez responsable de la gestion des documents, de la planification des réunions, et de l’assistance aux équipes pour assurer une efficacité maximale dans toutes les opérations de bureau. Ce poste est idéal pour une personne organisée, avec une forte capacité de gestion du temps et de priorisation.

 

Principales responsabilités

 

• Gérer les calendriers des gestionnaires et organiser des réunions, conférences et déplacements.
• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et par courriel.
• Rédiger, mettre en forme et préparer des documents, des rapports et des présentations.
• Gérer les courriers entrants et sortants, ainsi que l’archivage des documents.
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et la commande des équipements nécessaires.
• Organiser et coordonner les activités administratives internes et externes.
• Aider à la préparation des réunions, en préparant l’ordre du jour et en prenant des notes si nécessaire.
• Préparer des documents financiers et suivre les dépenses de l’équipe ou du département.
• Assurer un service client interne de qualité en traitant les demandes de manière professionnelle et efficace.

Exigences

• 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français; l'anglais est un atout.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais stricts.
• Sens du détail, capacité à multitâcher et à gérer des priorités multiples.
• Sens de l'initiative, autonomie et discrétion dans le traitement d’informations confidentielles.

Profil recherché

Nous cherchons des candidat(e)s :

• Organisés et méthodiques, avec un excellent sens du service client interne.
• Proactifs et capables d’anticiper les besoins et de gérer des situations variées.
• Discrets et capables de gérer des informations sensibles avec confidentialité.
• Flexibles et capables de s'adapter aux demandes et priorités changeantes.
• Communicatifs et capables de maintenir des relations professionnelles harmonieuses avec tous les départements.

Conditions de travail

• Statut : Poste permanent ou temporaire à temps plein.
• Horaire : Travail de jour, avec des possibilités de travail de nuit ou de fin de semaine selon les besoins opérationnels.
• Salaire : Compétitif, avec des primes de nuit et des avantages sociaux complets, incluant des programmes de formation continue.