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Description du poste

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Secrétaire de direction

 

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Sommaire du poste

 

Nous recherchons un(e) secrétaire de direction expérimenté(e) pour soutenir nos cadres supérieurs dans l’organisation quotidienne de leurs tâches. Vous serez responsable de la gestion des documents confidentiels, de la coordination des réunions et des déplacements, ainsi que de la communication interne et externe. Ce rôle est idéal pour une personne proactive, ayant une grande capacité d’organisation et un excellent sens du service.

 

Principales responsabilités

 

• Gérer les calendriers des gestionnaires et organiser les réunions, conférences et déplacements.
• Préparer et rédiger des rapports, des courriers et des documents administratifs.
• Organiser et coordonner les événements, réunions et conférences de l'entreprise.
• Assurer la gestion des communications internes et externes pour les gestionnaires.
• Suivre et préparer les documents financiers, rapports et budgets sous la supervision des gestionnaires.
• Gérer et traiter des informations confidentielles et sensibles avec discrétion.
• Préparer les ordres du jour et prendre les minutes des réunions, puis assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Gérer les relations avec les partenaires externes, les fournisseurs et les autres départements de l’entreprise.
• Organiser les déplacements des gestionnaires (réservations de voyages, hébergements, etc.).
• Assurer la bonne gestion des archives et des documents administratifs, en garantissant leur conformité avec les procédures de l'entreprise.

Exigences

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire de secrétaire de direction ou dans un poste administratif de haut niveau.
• Excellentes compétences en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de gestion de calendrier.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome.
• Excellente communication en français, à l’écrit comme à l’oral; l’anglais est un atout.
• Sens de la confidentialité et capacité à gérer des informations sensibles.
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et dynamique.

Profil recherché

Nous cherchons des candidat(e)s :

• Organisés et méthodiques, capables de gérer plusieurs tâches à la fois avec rigueur.
• Proactifs(ves), capables de prendre des initiatives pour soutenir la direction efficacement.
• Flexibles et réactifs(ves) face aux demandes changeantes.
• Discrets et capables de traiter des informations confidentielles avec respect et sécurité.
• Excellents communicateurs, tant à l’oral qu’à l’écrit, pour garantir une communication fluide au sein de l’organisation.

Conditions de travail

• Statut : Poste permanent ou temporaire à temps plein.
• Horaire : Travail de jour, avec des possibilités de travail de nuit ou de fin de semaine selon les besoins opérationnels.
• Salaire : Compétitif, avec des primes de nuit et des avantages sociaux complets, incluant des programmes de formation continue.